Eine Formatvorlage bündelt Gestaltungseinstellungen wie Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand oder Farbe unter einem festen Namen, der sich auf beliebig viele Textabschnitte in einem Dokument anwenden lässt. Ändert sich später eine Vorgabe, etwa weil eine Überschrift größer werden soll, genügt eine Anpassung der Formatvorlage, statt jede einzelne Textstelle von Hand zu bearbeiten. Für umfangreiche Dokumente wie Broschüren, Kataloge oder mehrseitige Berichte ist das ein erheblicher Zeitgewinn und sorgt gleichzeitig für ein einheitliches Erscheinungsbild. Formatvorlagen gehören deshalb zur technischen Grundausstattung jeder professionell aufgebauten INDD-Datei. Fehlen sie oder sind Texte stattdessen manuell formatiert, wird eine spätere Überarbeitung mühsam und fehleranfällig, weil sich Änderungen nicht mehr zentral steuern lassen. Übernimmt eine andere Agentur oder ein internes Team ein Projekt, zeigt sich der Unterschied schnell: Ein Dokument mit sauber angelegten Formatvorlagen lässt sich zügig verstehen und weiterbearbeiten, ein Dokument ohne diese Struktur dagegen kaum. Bei der Übergabe offener Daten zählen deshalb gut benannte und konsequent genutzte Formatvorlagen zu den ersten Dingen, die sich prüfen lassen.
